eFaxを使ってFAXをクラウド化してみました

eFaxというサービスを使って、会社のFAXをクラウド化し、ペーパーレス化を実現したので、その方法をご紹介します。

eFaxというサービスは、月額1,500円（現在は995円/月）で利用できるインターネットFAXサービスです（送受信とも150ページ/月まで。それ以上は10円/ページがかかります）。
インターネットFAXとはいうものの、0AB〜Jの専用FAX番号を１つもらうことができます（0AB〜J番号は、東京03や大阪06など、事業所の場所によって色々な番号を選択することができます）ので、お客様は従来通りFAXを送信してもらえばOKです。

ただ、すでに従来のFAX番号は広く告知されてしまっていますし、FAX番号だけ変更しましたってのも格好がよくありません。
となると選択肢としては、

1. ボイスワープを使ってNTTに転送してもらう
2. 既存FAXの転送機能を利用して受信後転送をする

の２つが考えられます。
１は月額料金（自宅用回線で500円/月、事業所用で800円/月）がかかってしまいますし、2は利用しているFAXが転送に対応している必要があります。
今回は社内のFAXが転送機能を持っていたため、２の方式で転送をすることにしました（転送する際にeFax宛の通信料が発生しますが、これは仕方ないですね）。

で、eFaxに転送されたFAXはどうなるかというと、予め設定しておいたメールアドレス宛に添付ファイルとしてメールされます。eFaxでは最大５つのメールアドレスが設定でき、それら全てにメールが送られます。
弊社では主要なメンバーとevernoteのメールアドレスを登録しておきましたので、受信FAXは自動的にevernoteにも蓄積されます（これは便利）。

FAXの送信は以下の２つの方法で可能です。

1. 従来のFAXで従来通り送信する
2. eFaxのサーバ経由で添付ファイルとしてメール送信する

従来のFAX回線を残したままであれば、１の方法で従来の方法をそのまま残しておくことができます。もしFAX回線を解約してしまった場合は２の方法でFAX送信ができます。
２の方法で送信するには、相手先電話番号@efaxsend.comに添付ファイルを送信するのですが、この際の送信元アドレスとして予め最大５つのアドレスを登録しておくことができます（受信用のアドレスとは別管理です）。これにより、最大５人がメールを使ってファイルを送信することができます。
送信が完了すると、送信完了メールが送られてくるので、うまく送信できたか心配する必要もありません。なお、送信には送付状を自動的に付加する機能があるので、送付状を予め作る手間は省けます（送信ページは１枚増えますけどね）。

従来のFAX回線を残したままでの運用では、eFaxの利用料分＋転送にかかる通信費だけコストアップにはなってしまいますが、従来のように紙で受信したときのその後の処理（コピーしたり、スキャンしたり、ファイルに保存したりしますよね？）を考えるとかなり効率は上がると思います。
事務所を移転するときに電話番号が変更になるようなときは、最初からeFaxだけで運用するのもひとつの手です。

☆2011/10/21 追記
支払い方法は当初クレジットカードになりますが、eFaxからの請求明細はでないそうです。何枚FAXを送ったかは毎回カスタマーセンターに問い合せが必要らしい・・・（これはあんまりだ）。
支払い方法を銀行振込に変更すれば請求書をメールで送ってくれるらしいので、とりあえず銀行振込に変更してみました。